Datenschutzerklärung Bewerbungsprozess über HRworks-Recruiting-System

Die Datenschutzerklärung umfasst das Online-Recruiting-Systemhttps://www.betafilm.com/jobs (nachfolgend “Recruiting-System”), welches von der Beta Film GmbH, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Deutschland, den einzelnen Gesellschaften der Beta Film-Gruppe zur Verfügung gestellt wird.

Folgende Gesellschaften setzen das Recruiting-System ein und bilden die Beta Film-Gruppe (im Folgenden auch „wir“, „uns“):

• Beta Film GmbH, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Deutschland
• Beta Cinema GmbH, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Deutschland
• Autentic GmbH, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Deutschland
• Spiegel TV Geschichte + Wissen GmbH & Co. KG, Grünwalder Weg 28d, 82041 Oberhaching, Deutschland
• Unitel GmbH & Co. KG, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Deutschland
• Epsilon Film GmbH, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Deutschland

Die Beta Film GmbH stellt als Dienstleister den einzelnen Unternehmen der Beta Film-Gruppe das Recruiting-System zur Verfügung und ist als Shared-Service-Dienstleister innerhalb der Beta Film-Gruppe tätig. Das Bewerbungsverfahren wurde einheitlich für alle Unternehmen der Beta Film-Gruppe ausgestaltet, um einen gruppenweiten datenschutzrechtlich ordnungsgemäßen Prozessablauf zu gewährleisten. Dabei legt die Beta Film-Gruppe großen Wert auf den Schutz Ihrer Privatsphäre und den Ihrer personenbezogenen Daten sowie die notwendige Datensicherheit für die Verarbeitung Ihrer Daten und hat hierfür die erforderlichen Datenschutzmaßnahmen eingerichtet. Über das Recruiting-System werden nur personenbezogene Daten im Einklang mit den im Folgenden beschriebenen Grundsätzen sowie den Vorgaben der EU-Datenschutzgrundverordnung (nachfolgend „DSGVO“) und dem jeweils national geltenden Datenschutzrecht erhoben, verarbeitet und genutzt. Zur Vereinheitlichung wird bei den hier genannten Rechtsgrundlagen nur auf die DSGVO verwiesen.

Wenn Sie das Recruiting-System nutzen, werden verschiedene personenbezogene Daten erhoben. „Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Mit der vorliegenden Datenschutzerklärung informieren wir Sie über Art, Umfang und Zweck der Erhebung, Verarbeitung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

1. Allgemeines zur Datenverarbeitung

Wir erheben, verarbeiten und nutzen Ihre personenbezogenen Daten nur für die Zwecke der Durchführung des Bewerbungsprozesses. Ihre überlassenen personenbezogenen Daten werden zu keinen anderen Zwecken verarbeitet.

Die Verarbeitung der überlassenen personenbezogenen Daten eines Bewerbers erfolgt nur nach vorher erteilter ausdrücklicher Einwilligung des Bewerbers.

Dieses Recruiting-System richtet sich nicht an Personen unter 16 Jahren. Wir bitten darum, dass Personen unter 16 Jahren uns keine persönlichen Daten überlassen. Wenn wir erfahren, dass wir persönliche Daten von Personen unter 16 Jahren erfasst haben, werden wir Schritte zur schnellstmöglichen Löschung der Daten einleiten. Falls Sie erfahren, dass ein Benutzer unserer Website jünger als 16 Jahre ist wenden Sie sich bitte an den zuständigen Recruiter, der in der Stellenausschreibung genannt wird oder nehmen Sie über personal@betafilm.com mit uns Kontakt auf.

Wenn Sie Fragen zum Thema Datenschutz in unserem Bewerbungsprozess haben, wenden Sie sich bitte an die angegebenen Kontaktdaten am Ende der Datenschutzerklärung.

2. Datenverarbeitung im Detail

1. Bewerbungsprozess

   Ihre uns über das Recruiting-System überlassenen Bewerbungsdaten (Anrede, Titel, Vorname, Nachname, Geburtsdatum, Adress- und Kontaktdaten, Gehaltsvorstellung, Eintrittstermin, Lebenslauf, Anschreiben, zusätzliche Anlagen wie Zeugnisse, Teilnahmebescheinigungen von Schulungen oder Bescheinigungen über zusätzliche Qualifikationen, vorherige Beschäftigungsverhältnisse, Ausbildung(en), Sprachkenntnisse, Bewerbungsfoto) werden zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens gespeichert, ausgewertet, der ausgeschriebenen Stelle zugeordnet und intern an den für die Ausschreibung verantwortlichen Mitarbeiter weitergeleitet sowie zur Kontaktaufnahme mit Ihnen verwendet. Optionale Eingabefelder sind durch einen Hinweis kenntlich gemacht. Bitte achten Sie darauf, dass die uns über das Recruiting-System von Ihnen übermittelten Daten wahrheitsgemäß, richtig, eindeutig und aktuell sind.

   Verantwortliche Stelle ist das Unternehmen der Beta Film-Gruppe, welches für die Bearbeitung Ihrer Bewerbung und damit der Durchführung des Bewerbungsverfahrens verantwortlich ist. Neben den Personalverantwortlichen der verantwortlichen Stelle haben nur Mitarbeiter der Beta Film GmbH und/oder des jeweiligen Unternehmens der Beta Film-Gruppe Zugriff auf die von Ihnen überlassenen Bewerberdaten, die bei der Besetzung der Stelle, d.h. in den Bewerbungsprozess zwingend einbezogen werden müssen. Die Einsichtnahme der erforderlichen Mitarbeiter je Bewerbung ist über eingerichtete Berechtigungen abgesichert. Das im Recruiting-System bestehende Berechtigungskonzept sorgt für rollenabhängige und lokale Einsichtsrechte. Grundsätzlich wird nur solchen Personen eine Einsichtnahme in Ihre Daten gewährt, welche für die Anliegen von Datenschutz und –sicherheit sensibilisiert sind und einer vertraglichen auferlegten Verschwiegenheitspflicht unterstehen. Ihre Bewerbungsdaten werden nicht an Dritte außerhalb der Beta Film-Gruppe weitergegeben.

   Wir werden Sie in unserem Bewerbungsprozess nicht auffordern, uns sog. besonders schützenswerte personenbezogene Daten mitzuteilen. Sollten Sie uns jedoch derartige Informationen freiwillig zur Verfügung stellen, so verstehen wir dieses als eine erteilte Einwilligung in die Verarbeitung zum Zweck der Durchführung des Bewerbungsverfahrens und, dass Sie es uns erlauben, diese Informationen im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu speichern und für die Zwecke des Bewerbungsprozesses zu verwenden.

   Bitte haben Sie Verständnis dafür, dass wir aus datenschutzrechtlichen Gründen nur noch Onlinebewerbungen entgegennehmen können und Bewerbungen, die Sie uns per Post oder E-Mail zukommen lassen an den Absender zurücksenden.

   Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies zur Erreichung des Speicherzweckes erforderlich ist bzw. Ihre Einwilligung zur Speicherung (Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO) vorliegt. Anschließend werden Ihre Daten von uns vollständig gelöscht, es sei denn, dass Sie im Falle eines Entfalls des Speicherzwecks einer darüber hinaus gehenden Speicherung nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a) DSGVO zugestimmt haben. Ihre Bewerbungsdaten auf eine einzelne Stelle werden deshalb nach einer etwaigen Absage maximal sechs Monate gespeichert und danach von uns vollständig gelöscht.

   Sollten Sie aufgrund Ihrer Bewerbung eine Anfrage von uns erhalten, ob Sie in unseren Bewerberpool aufgenommen werden möchten, so gibt es folgende Möglichkeiten:

   • Sie stimmen der Poolaufnahme zu: Ihre Bewerbung einschließlich Ihrer personenbezogenen Daten wird für weitere 12 Monate in unserem Recruiting-System gespeichert und anschließend vollständig gelöscht.
   • Sie lehnen die Aufnahme ab: Ihre Bewerbung wird, wie eine normale Absage behandelt, d.h. Ihre personenbezogenen Daten werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vollständig gelöscht.
   • Sie reagieren auf unsere Anfrage nicht innerhalb von 14 Tagen: dieser Fall gilt als Ablehnung und Ihre Bewerbung wird, wie eine normale Absage behandelt, d.h. Ihre personenbezogenen Daten werden 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vollständig gelöscht.
   • Sollten Sie im Anschluss an das Bewerbungsverfahren eine Anstellung in unserem Unternehmen erhalten, übernehmen wir Ihre Daten in unseren ordentlichen Personalverwaltungsprozess

   Zudem weisen wir Sie darauf hin, dass Sie auch jederzeit Ihre angegebenen Bewerbungsdaten innerhalb Ihrer Bewerbung über die Kontaktdaten unter Abschnitt 5 selbständig ändern oder eine Löschung beantragen können. Wir führen die Löschung der Bewerbungsdaten dann umgehend durch.

2. Bereitstellung des Recruiting-Systems und Erstellung von Logfiles

   Durch die Nutzung des Recruiting-Systems werden nur die personenbezogenen Daten verarbeitet, die Ihr Browser an den Server übermittelt und die für die Bereitstellung des Systems technisch erforderlich sind.

   Wir arbeiten für die Datenspeicherung, Verwaltung und Verarbeitung Ihrer Daten mit dem Recruiting-System der Firma HRworks GmbH, Waldkircher Straße 28, 79106 Freiburg, Deutschland (im Folgenden „HRworks“). HRworks übernimmt im Auftrag der Beta Film GmbH das Hosting des Recruiting-Systems sowie die Wartung und Pflege im Einzelfall. In unserem Auftrag werden alle personenbezogenen Daten auf einem zertifizierten Server unseres Dienstleisters ausschließlich innerhalb der EU / EWR gespeichert beziehungsweise verarbeitet. Mit HRworks wurde die datenschutzrechtlich erforderlich Auftragsverarbeitungsvereinbarung geschlossen. Weitere Informatio- nen zur Datenverarbeitung von HRworks finden Sie unter https://www.hrworks.de/.

   Jeder Zugriff auf das Recruiting-System wird in einer Protokolldatei (sogenannte Logfiles) gespeichert. In dieser Datei werden die folgenden Daten, solange technisch erforderlich, gespeichert:

   • Name der aufgerufenen Webseite bzw. Datei,
   • Informationen über den Browsertyp und die verwendete Version,
   • das Betriebssystem des Nutzers,
   • die IP-Adresse,
   • den Domainnamen des Internet-Service-Providers,
   • die Referrer URL (die zuvor besuchte Webseite),
   • die übertragene Datenmenge,
   • Datum und Uhrzeit des Zugriffs.

   Die Daten werden zentral auf gehosteten Servern von HRworks innerhalb der EU / EWR gespeichert. Eine eigenständige Nutzung der Daten durch HRworks sowie eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Eine Speicherung dieser Daten zusammen mit anderen personenbezogenen Daten des Bewerbers findet nicht statt.

   Rechtsgrundlage für die vorübergehende Speicherung der Daten ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 25 (2) (2) TTDSG. Die vorübergehende Speicherung der IP-Adresse durch das System ist notwendig, um eine Auslieferung des Recruiting-System an den Rechner des Nutzers zu ermöglichen. Hierfür muss die IP-Adresse des Nutzers für die Dauer der Sitzung gespeichert bleiben. Die weiteren Informationen werden benötigt, um das Recruiting-System sicher zu gestalten, vor Angriffen zu schützen sowie die Funktionsweise sicherzustellen. In diesen Zwecken liegt das berechtigte Interesse an der Datenverarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO.

   Die Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung des Zweckes ihrer Erhebung nicht mehr erforderlich sind. Im Falle der Erfassung der Daten zur Bereitstellung des Recruiting-System ist dies nach der Beendigung Ihrer jeweiligen Sitzung der Fall. Logfiles werden maximal sieben Tage auf dem Webserver gespeichert. Eine darüberhinausgehende Speicherung ist im Einzelfall möglich, soweit gesetzlich erforderlich. In diesem Fall erfolgt eine Anonymisierung in der Form, dass die IP-Adresse der Nutzer gelöscht oder verfremdet wird. Eine Zuordnung des aufrufenden Nutzers ist nicht mehr möglich. Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung und die Speicherung der Daten in Logfiles ist für den Betrieb des Recruiting-Systems zwingend erforderlich. Es besteht folglich seitens des Bewerbers keine Widerspruchsmöglichkeit.

3. Cookies

   Bei Cookies handelt es sich um Textdateien, die im Internetbrowser bzw. vom Internetbrowser auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Ruft ein Nutzer eine Website auf, so kann ein Cookie auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert werden. Dieses Cookie enthält eine charakteristische Zeichenfolge, die eine eindeutige Identifizierung des Browsers beim erneuten Aufrufen der Website ermöglicht. Einige der von uns verwendeten Cookies werden nach Ende der Browser-Sitzung, also nach dem Schließen Ihres Browsers, wieder gelöscht (sogenannte „Session Cookies“). Andere Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät und ermöglichen es uns, Ihren Browser beim nächsten Besuch wiederzuerkennen

   Unser Recruiting-System verwendet folgende Cookies, um den Bewerbungsprozess nutzerfreundlicher zu gestalten:

   • HrwJobApplicationmanagementSession: Das Cookie stellt die Session, des Webseitenbesuchers auf dem Recruiting-Portal, dar. Dieser ist zum Betrieb notwendig, da man dementsprechend die Webseitenbesucher der Session auseinanderhalten kann (Gültigkeitsdauer: Session),
   • AWSALB (Gültigkeitsdauer: ca. 1 Woche),
   • AWSALBCORS (Gültigkeitsdauer: ca. 1 Woche).

   Die Cookies AWSALB und AWSALBCORS werden einerseits benötigt, um etwaige Informationen der richtigen Instanz des Webservers zuzuordnen. Des Weiteren sind sie für den Upload der Bewerbungsunterlagen notwendig, sodass dieser Vorgang bei den Bewerbern reibungslos gewährleistet werden kann.

   Einige Elemente des Recruiting-System erfordern es, dass der aufrufende Browser auch nach einem Seitenwechsel identifiziert werden kann (JSESSIONID). Zudem dient das Cookie Captcha zur Überprüfung und Vermeidung von Interaktionen auf unserem Recruiting-System durch automatisierte Zugriffe, bspw. durch sog. Bots. In diesen Zwecken liegt auch das berechtigte Interesse in der Verarbeitung der personenbezogenen Daten nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f) DSGVO i.V.m. § 25 (2) (2) TTDSG.

   In den Cookies werden dabei folgende Daten gespeichert und übermittelt:

   • Spracheinstellungen,
   • Zuordnung zur bewerbenden Stelle und Unternehmen,
   • Sitzungsinformationen.

   Cookies werden auf dem Endgerät des Nutzers gespeichert und von diesem an das Recruiting-System übermittelt. Daher haben Sie als Nutzer auch die volle Kontrolle über die Verwendung von Cookies. Durch eine Änderung der Einstellungen in Ihrem Internetbrowser können Sie die Übertragung von Cookies deaktivieren oder einschränken. Bereits gespeicherte Cookies können jederzeit gelöscht werden. Dies kann auch automatisiert erfolgen. Werden Cookies für das Recruiting-System deaktiviert, können möglicherweise nicht mehr alle Funktionen der Webseite vollumfänglich genutzt werden.

3. Betroffenenrechte

Wir weisen darauf hin, dass Sie im Rahmen Ihrer Bewerbung die volle Kontrolle über Ihre der Beta Film GmbH / einem Unternehmen der Beta Film-Gruppe überlassenen personenbezogenen Daten haben. Sie können jederzeit all Ihre angegebenen Daten sowie Ihre Bewerbung ändern, berichtigen oder löschen.

Auskunftsrecht und Recht auf Änderung

Sie können jederzeit unter den unten angegebenen Kontaktdaten Auskunft über die in unserem Recruiting-System von Ihnen gespeicherten und uns überlassenen Daten beantragen. Eine Veränderung der Daten durch uns erfolgt zu keinem Zeitpunkt, außer Sie beantragen dieses schriftlich, gerne per E-Mail an die unten angegebene E-Mailadresse.

Löschung der Daten

Daten im Zusammenhang mit einer konkreten Bewerbung auf eine offene Stelle werden spätestens nach einem Zeitraum von 6 Monaten gelöscht, es sei denn es kommt ein Arbeitsvertrag zu Stande. Für weiteren Informationen zur Dauer der Speicherung verweisen wir gerne auf Abschnitt 2. Sie können jederzeit eine schriftliche, gerne per E-Mail, Aufforderung zur Löschung Ihrer Daten bei uns beantragen.

Mehr Informationen zu Ihren weiteren Betroffenenrechten auf Basis der DSGVO finden Sie unter der allgemeinen Datenschutzerklärung der Beta Film GmbH unter https://www.betafilm.com/privacy_policy.

4. Verfügbarkeit und Änderungen

Sie können diese Datenschutzerklärung speichern oder ausdrucken, indem Sie die entsprechenden Funktionen Ihres Browsers nutzen. Bei Unstimmigkeiten zwischen der fremdsprachigen und der deutschen Übersetzung gilt der deutsche Originaltext.

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung von Zeit zu Zeit zu ändern und an neue gesetzliche Vorgaben oder Entwicklungen in der Rechtsprechung anzupassen und empfehlen, dass Sie sich bei jedem Besuch unseres Recruiting-Systems über die aktuelle Datenschutzerklärung informieren.

5. Kontaktdaten der verantwortlichen Stelle und des Datenschutzbeauftragten

Wir stehen Ihnen als verantwortliche Stelle gerne für weitergehende Fragen zum Thema Datenschutz und zur Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses zur Verfügung. Bei Fragen wenden Sie sich bitte an den zuständigen Personalverantwortlichen/Recruiter, der in der jeweiligen Stellenausschreibung genannt wird. Alternativ können Sie Ihre Anfrage richten an:

Beta Film GmbH
Abteilung Human Ressources
Grünwalder Weg 28 d
82041 Oberhaching
Deutschland
Telefon: +49 (0) 89 - 673469 - 80
E-Mail: personal@betafilm.com

Der Datenschutzbeauftragte des Verantwortlichen ist wie folgt erreichbar:

BAY GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rechtsanwaltsgesellschaft,
Rechtsanwalt Dirk Seeburg
Hultschiner Straße 8
81677 München
Deutschland
Telefon: +49 (0) 89 - 90 420 49 62
E-Mail: betafilm@bay-gmbh.com

Stand: Oktober 2024

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Data Privacy Statement for the recruitment process via HRworks-Recruiting-System

The Data Privacy Statement covers the online recruiting system https://www.betafilm.com/jobs (here inafter “recruiting system”), which is provided by Beta Film GmbH, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Germany, to individual companies of the Beta Film Group.

The following companies (hereinafter also “we” or “us”) use the recruiting system and comprise the Beta Film Group:

• Beta Film GmbH, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Germany
• Beta Cinema GmbH, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Germany
• Autentic GmbH, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Germany
• Spiegel TV Geschichte + Wissen GmbH & Co. KG, Grünwalder Weg 28d, 82041 Oberhaching, Germany
• Unitel GmbH & Co. KG, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Germany
• Epsilon Film GmbH, Grünwalder Weg 28 d, 82041 Oberhaching, Deutschland

Beta Film GmbH as the service provider makes the recruiting system available to the individual companies of the Beta Film Group and acts as the shared service provider within the Beta Film Group. The recruitment process was developed consistently for all companies of the Beta Film Group, to ensure proper procedures throughout the group in compliance with the data privacy legislation. At the same time, the Beta Film Group attaches great importance to the protection of your private sphere and your personal data and the necessary integrity of the data for the processing of your data and has established the requisite data privacy measures for this. Personal data are only captured, processed, and utilised by the recruiting system in compliance with the principles described below and the standards of the EU General Data Protection Regulation (hereinafter “GDPR”) and the respective data protection legislation applicable in individual countries. For the sake of simplicity, reference is only made in the legal principles mentioned here to the GDPR.

Various personal data are captured when you use the recruiting system. Personal data are all data relating to an identified or identifiable individual (hereinafter “the data subject”). The accompanying Data Privacy Statement provides information about the nature, scope and purpose of the capture, processing, and utilisation of your personal data.

General information about data processing

We only capture, process, and utilise your personal data for the purpose of the recruitment process. We do not process the personal data provided by you to us for any other purpose.

Personal data provided to us by an applicant is only processed after obtaining the explicit consent of the applicant in advance.

This recruiting system is not intended for use by persons under 16 years of age. Persons under 16 years of age are kindly requested not to provide us with any personal data. If we discover that we have recorded the personal data of persons under 16 years of age, we will take steps as quickly as possible to delete this data. Should you discover that a user of our website is under 16 years of age, please notify the recruiter named in the job advertisement or contact us at personal@betafilm.com.

If you have any questions regarding the subject of data privacy in our recruitment process, please contact the persons referred to at the end of this Data Privacy Statement.

2. Data processing in detail

1. Recruitment process

   The application data that you have provided to us via the recruiting system (salutation, title, first name, last name, data of birth, address and contact data, salary required, starting date, curriculum vitae, covering letter, additional documents such as references, confirmations of participation in training courses or confirmations of additional qualifications, previous jobs, vocational training, linguistic ability, application photograph) will be stored, evaluated and assigned to the advertised position for the purpose of carrying out the recruitment process, passed on internally to the HR manager responsible for the position advertised and used to contact you. Optional input fields are identified as such. Please ensure that the data that you have provided to us via the recruiting system are truthful, correct, clear and up-to date.

   The controller is the Beta Film Group company responsible for processing your application and therefore carrying out the recruitment process. In addition to the persons responsible for personnel at the controller, only employees of Beta Film GmbH and/or the respective Beta Film Group company, who must be involved necessarily in the occupation of the position, i.e., in the recruitment process, will have access to the applicant data submitted by you. Access by the necessary employees for each application is safeguarded by established authorisations. The authorisation concept in the recruiting system ensures role-dependent and local access rights. As a matter of principle, only persons sensitised to the issues of data privacy and security and subject to a contractually imposed duty of confidentiality are granted access to your data. Your application data will not be passed on to third parties outside the Beta Film Group.

   We will not ask you in our recruitment process to inform us about especially sensitive personal data. If you however provide us with such information voluntarily, we will regard this as your consent to process it for the purpose of the recruitment process and your permission to store this information in connection with, and to use it for the purpose of the recruitment process.

   Please understand that, for reasons related to the data privacy legislation, we can only still accept applications online and will return applications sent to us by post or email to the sender.

   We will store your personal data for as long as this is necessary for the achievement of the purpose for which it is stored or provided your consent to storing it (Article 6 paragraph 1 sentence 1 letter a) GDPR) has been received. At the end of the process, we will completely delete your data, unless, if the purpose of storing has ceased, you consent to its storage for a further period of time in accordance with Article 6 paragraph 1 sentence 1 letter a) GDPR. Your application data for a specific position will therefore be stored following a possible rejection for a maximum of six months and then completely deleted by us.

   If you receive an enquiry from us as a result of your application asking whether you would like to be included in our applicants’ pool, the following possibilities are available to you:

   • You agree to be included in the pool: your application including your personal data will be stored for a further 12 months in our recruiting system and then completely deleted.
   • You refuse its inclusion: your application will be treated like a normal rejection, i.e., your personal data will be completely deleted 6 months after conclusion of the recruitment process.
   • You fail to react to our enquiry within 14 days: this case will be regarded as a refusal and the application will be treated like a normal rejection, i.e., your personal data will be completely deleted 6 months after conclusion of the recruitment process.
   • If you are hired by our company following the recruitment process, we will incorporate your data in our regular HR administration process.

   In addition, we wish to point out that you can also amend your application data at your own initiative at any time via the contact data under Section 5 or request its deletion. In this case, we will delete the application data without delay.

2. Provision of the recruiting system and creation of log files

   By using the recruiting system, only the personal data transmitted to the server by your browser, and which are technically necessary for the provision of the system will be processed.

   We cooperate for the storage, administration, and processing of your date with the recruiting system of HRworks GmbH, Waldkircher Strasse 28, 79106 Freiburg, Germany (hereinafter “HRworks”). HRworks takes over the hosting of the recruiting system and the maintenance and care in individual cases on behalf of Beta Film GmbH. All personal data will be stored or processed on our behalf on a certified server of our service-provider, exclusively within the EU / EWR. We have concluded with HRworks the order processing agreement necessary under the data privacy legislation. Further information on the data processing by HRworks is available under https://www.hrworks.de/.

   All access to the recruiting system is stored in a protocol file (“log file”). The following data is retained in this file for as long as technically necessary:

   • name of the website or the file called up,
   • information about the browser type and the version used,
   • the operating system of the user,
   • the IP address,
   • the domain name of the internet service provider,
   • the referrer URL (the website visited beforehand),
   • the volume of data transmitted,
   • date and time of the access.

   The data will be stored centrally on hosted servers of HRworks within the EU / EWR. The data will not be used autonomously or passed on to third parties by HRworks. These data are not stored together with other personal data of the applicant.

   Article 6 paragraph 1 letter f) GDPR together with Section 25 paragraph 2 No. 2 TTDSG [Tele­communications and Telemedia Data Protection Act] provide the legal basis for temporary storage of the data. Temporary storage of the IP address by the system is necessary to enable delivery of the recruiting system to the user’s computer. For this purpose, the user’s IP address must continue to be stored for the duration of the session. The other information is required to ensure the security of the recruiting system, protect it from attacks and ensure that it functions correctly. The legitimate interest in the data processing in accordance with Article 6 paragraph 1 letter f) GDPR is based on this purpose.

   The data will be deleted once their capture is no longer necessary for the achievement of the purpose. In the case of the recording of data for the purpose of making available the recruiting system, this will be the case on conclusion of the respective session. Log files will be retained on the webserver for a maximum of seven days. They will be retained for longer than this in individual cases, to the extent legally necessary. In this event, they are rendered anonymous in that the user’s IP address is deleted or alienated. It will then no longer be possible to identify the user who has been called up. Recording of the data to make available and store the data in log files is essential for the operation of the recruiting system. The applicant will therefore be unable to object to this.

3. Cookies

   Cookies are text files that are stored in or by the internet browser on the user’s end device. Cookies cannot run programs or transmit viruses to your computer. If a user calls up a website, a cookie may be stored on the user’s end device. This cookie contains a characteristic sequence of characters, which enable clear identification of the browser if the website is called up again. Some of the cookies that we use are deleted again at the end of the browser session, i.e., after you have closed your browser (so called “session cookies”). Other cookies remain on your end device and enable us to recognise your browser the next time you visit the website.

   Our recruiting system uses the following cookies, in order to make the recruitment process more user-friendly:

   • HrwJobApplicationmanagementSession: The cookie depicts the session of the visitor of the website to the recruiting portal. This is necessary for the operation, because the sessions can be differentiated in accordance with the visitors to the websites (validity: session),
   • AWSALB (validity: about a week),
   • AWSALBCORS (validity: about a week).

   The AWSALB and AWSALBCORS cookies are needed on the one hand to allocate any information to the correct instances of the webserver. They are furthermore required for the upload of the application documents, to ensure for the applicants that this process will be carried out smoothly.

   Some elements of the recruiting system make it necessary for the browser that is called up to also be identified following a page break (JSESSIONID). In addition, the purpose of the Captcha cookie is to check and avoid interactions in our recruiting system due to automatic accesses, for instance by so called bots. The legitimate interest in the data processing in accordance with Article 6 paragraph 1 sentence 1 letter f) GDPR together with Section 25 paragraph 2 No. 2 TTDSG is provided by this purpose.

   At the same time, the following data are stored and communicated by the cookies:

   • language settings,
   • allocation to the position and company applied to,
   • session information.

   Cookies are stored on the user’s end device and communicated by this to the recruiting system. Therefore, you, as the user, also have complete control over the utilisation of the cookies. You can deactivate or restrict the communication of cookies by modifying the settings in your internet browser. Cookies already stored may be deleted at any time. This can also be done automatically. If cookies are deactivated for the recruiting system, it is possible that it will no longer be possible to use all the functions of the website in full.

3. Rights of the data subjects

We should like to point out that you will have complete control in connection with your application over the personal data provided to Beta Film GmbH or a company of the Beta Film Group. You can modify, correct, or delete all of the data submitted by you and your application at any time.

Right to obtain information and right of amendment

You can request information at any time from the contact data stated below about the data stored and provided by you to our recruiting system. Unless you instruct us to do so in writing, if you wish by email to the email address stated below, we will not modify the data at any time.

Deletion of the data

Data submitted in connection with a specific application for an open position will be deleted at the latest after six months unless it results in the conclusion of a contract of employment. Please refer with regard to the duration of the storage to Section 2. You can request us at any time in writing, if you wish by email, to delete your data.

Further information on your rights as data subject on the basis of the GDPR is provided by Beta Film GmbH’s General Data Privacy Statement at https://www.betafilm.com/privacy_policy.

4. Availability and modifications

You can store or print out this Data Privacy Statement, employing the commensurate functions of your browser. In the event of inconsistencies between the foreign language translation and the German version, the original German text shall prevail.

We reserve the right to modify this Data Privacy Statement from time to time and to match it to new legal standards or developments in the legislation and recommend that you inform yourself on every visit to our recruiting system regarding the current Data Privacy Statement.

5. Contact data of the controller and the data protection officer

We shall be pleased to be available as the controller to answer more detailed questions regarding data privacy and the processing of your data in conjunction with the recruitment process. If you have any questions, please contact the responsible HR manager/recruiter named in the respective job advertisement. Alternatively, you can direct your enquiry to:

Beta Film GmbH
Human Resources Department
Grünwalder Weg 28 d
82041 Oberhaching
Germany
Telephone: +49 (0) 89 - 673469 - 80
Email: personal@betafilm.com

The controller’s data protection officer can be reached at:

BAY GmbH Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Rechtsanwaltsgesellschaft,
Dirk Seeburg, Lawyer
Hultschiner Strasse 8
81677 Munich
Germany
Telephone: +49 (0) 89 - 90 420 49 62
Email: betafilm@bay-gmbh.com

As of: October 2024